Aktualizacja polityki rachunkowości w związku z KSeF
Podstawa prawna i zakres zmian
Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza dla wielu jednostek konieczność dostosowania obowiązującej dokumentacji, w tym polityki rachunkowości. Chociaż przepisy nie wskazują wprost obowiązku aktualizacji polityki rachunkowości wyłącznie z powodu wdrożenia KSeF, obowiązek taki wynika z przepisów ustawy o rachunkowości, jeżeli zmienia się sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych lub obieg dokumentów.
Podstawa prawna
Zgodnie z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, jednostka jest zobowiązana posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości oraz aktualizować ją wraz ze zmianami stosowanych rozwiązań organizacyjnych, technicznych i ewidencyjnych.
Ponadto wdrożenie KSeF wiąże się ze stosowaniem przepisów
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481) ze zmianami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2667 oraz Dz. U. z 2023 r. poz. 1760)
Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598)
Co warto zaktualizować w polityce rachunkowości?
W zależności od organizacji przedsiębiorstwa warto uwzględnić następujące obszary:
- Obieg dokumentów
- sposób wystawiania i odbierania faktur w KSeF,
- odpowiedzialność poszczególnych pracowników,
- terminy przekazywania dokumentów do księgowości,
- sposób postępowania z fakturami spoza KSeF (jeżeli występują).
- Systemy informatyczne
- wykorzystywane programy finansowo-księgowe,
- integrację systemów z KSeF,
- sposób importu i eksportu danych,
- zasady zapewnienia integralności i kompletności danych.
- Kontrola dokumentów
- weryfikację poprawności faktur,
- akceptację dokumentów przed ujęciem w księgach,
- sposób identyfikacji i korekty błędów.
- Uprawnienia użytkowników
- osoby odpowiedzialne za nadawanie i odbieranie uprawnień w KSeF,
- zakres uprawnień poszczególnych użytkowników,
- procedurę zmian i cofania uprawnień.
- Archiwizacja dokumentów
- zasady przechowywania dokumentów elektronicznych,
- okres przechowywania dokumentacji,
- sposób zabezpieczenia danych oraz tworzenia kopii zapasowych.
- Procedury awaryjne
- postępowanie w przypadku niedostępności KSeF,
- wystawianie faktur w trybie awaryjnym zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- sposób przekazywania faktur do KSeF po usunięciu awarii.
- Kontrola wewnętrzna
- podział obowiązków pomiędzy pracowników,
- zasady autoryzacji operacji,
- dokumentowanie czynności wykonywanych w systemie.
Dlaczego warto zaktualizować politykę rachunkowości?
Dobrze przygotowana dokumentacja:- zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami,
- porządkuje procesy związane z elektronicznym obiegiem dokumentów,
- ułatwia wdrożenie KSeF w organizacji,
- ogranicza ryzyko błędów i nieprawidłowości,
- stanowi istotny element podczas kontroli podatkowych i audytów.
Aktualizacja polityki rachunkowości nie powinna ograniczać się jedynie do wpisania informacji o KSeF. Dokument powinien odzwierciedlać rzeczywisty sposób funkcjonowania jednostki oraz procedury stosowane przez pracowników na co dzień.
Warto również przygotować instrukcję obiegu dokumentów jako odrębny dokument. Polityka rachunkowości opisuje przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, natomiast szczegółowa instrukcja obiegu dokumentów określa praktyczne procedury związane z wystawianiem, odbiorem, akceptacją, księgowaniem i archiwizacją faktur, w tym faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Taki podział jest zgodny z dobrą praktyką i ułatwia późniejszą aktualizację procedur bez konieczności każdorazowej zmiany całej polityki rachunkowości.
