Jak zarządzać dostępami do KSeF w biurze rachunkowym

Poniżej praktyczny model zarządzania dostępami do KSeF w biurze rachunkowym — tak, by było bezpiecznie, zgodnie z przepisami i wygodnie operacyjnie.

Role i zasady ogólne

• Ustal klarowną strukturę ról:
• Właściciel/pełny dostęp  — po stronie klienta (podatnika). To on formalnie nadaje uprawnienia biuru/konkretnym osobom.
• Uprawnienia pochodne— delegowane do biura rachunkowego oraz dalej do jego pracowników zgodnie z zakresem obowiązków.
• Stosuj delegację na NIP biura lub konkretny podmiot (a nie współdzielone loginy). Dzięki temu biuro zarządza dostępami własnych pracowników w swoim systemie i zachowuje możliwość kontrolowania i rozliczania pracowników.

Sposoby uwierzytelnienia w praktyce

• Od 2026: powszechnie używane są certyfikaty KSeF lub tokeny API do integracji z programami FK/ERP. Certyfikaty są powiązane z NIP-em i zakresem operacji. Tylko certyfikaty umozliwiają udzielanie uprawnień innym podmiotom;  
• Dostęp ręczny: podpis kwalifikowany, Profil Zaufany/ePUAP, ewentualnie pieczęć elektroniczna dla podmiotów.
• Horyzont zmian: od 2027 r. klasyczne tokeny mają zostać zastąpione certyfikatem KSeF (w tym w trybie offline). Warto już dziś przewidzieć ten model w swoich zasadach zarządzania

Model delegowania dla biura

1. Po stronie klienta:
• Wyznacz osobę z pełnymi prawami (np. członek zarządu).
• Nadaj biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF w sekcji „Pełnomocnictwa/Upoważnienia” poprzez wskazanie NIP biura i ról (np. wystawianie/odbiór faktur, podgląd, zarządzanie integracją).
2. Po stronie biura:
• Zarządzaj dostępami swoich pracowników wewnętrznie (zasada najmniejszych uprawnień).
• Korzystając ze swojego certyfikatu odbieraj dokumenty KSeF każdego z klientów, którzy nadali uprawnienie pobierania dokumentów wskazując twój numer NIP.

Lista rzeczy do przygotowania w biurze:

• Mapa klientów i ich status KSeF (kto deleguje, kto samodzielny).
• Szablon wniosku/instrukcja dla klienta, jak nadać biuru uprawnienia.